TRASLADO Y CUSTODIA DOCUMENTAL
Contamos con la infraestructura física y tecnológica para conservar, administrar y controlar la documentación de nuestros clientes, garantizando la seguridad y confidencialidad del archivo en custodia.
Nuestros Servicios
Como líderes en Gestión Documental , ofrecemos un portafolio integral de servicios liderados por profesionales en Archivística y Ciencias de la Información. Nuestras soluciones están diseñadas para brindar asesoramiento y fortalecimiento a sus procesos internos , elaborando instrumentos archivísticos con los más altos criterios de responsabilidad y calidad.
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Constituyen una forma segura y eficiente de almacenar datos y utilizarlos para el análisis posterior, de manera oportuna de los campos que se requieran.
ELABORACIÓN DE BASES DE DATOS
Constituyen una forma segura y eficiente de almacenar datos y utilizarlos para el análisis posterior, de manera oportuna de los campos que se requieran.
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las entidades.
BANCO TERMINOLÓGICO
Es un instrumento archivístico, que estandariza la denominación de series y subseries documentales producidas en razón de las funciones administrativas transversales a la administración pública.
IMPLEMENTACIÓN DEL SGA
Proceso cíclico de planificación, implantación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una organización para realizar su actividad, garantizando el cumplimiento de sus objetivos ambientales.
DIAGNÓSTICOS DOCUMENTALES
Es el primer proceso a realizar en la organización documental, por medio de un análisis, teniendo en cuenta el volumen documental existente dentro de determinada organización.
Con ello se realiza la identificación, análisis y evaluación de los componentes actuales del sistema archivístico y se proponen las soluciones
adecuadas.
CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
CAPACITACIONES Y ASESORÍAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
Es fundamental conocer y presentar un diagnóstico del estado actualde la
información, con el objetivo de realizar una evaluación en los diferentes
aspectos de tipo técnico. Entre ellos, la proyección económica de la
implementación de un programa de gestión documental y aspectos
funcionales de la empresa y/o entidad.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
La custodia de documentos es el servicio por el que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos.
CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el fin de crear o hacer seguimiento del Comité de Archivo y Correspondencia, el cual busca definir la elaboración de políticas para la administración de documentos y el diseño de formatos para Archivo,Mensajería y Correo. La implementación del Manual de archivo y Correspondencia permitirá
planear, ejecutar, controlar y mejorar todos los procesos de información al interior de su organización.
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Conjunto de actividades administrativas y técnicas pendientes a la planificación manejo y organización da la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
DESTRUCCIÓN DE ARCHIVOS CONFIDENCIALES Y EN GENERAL
Por medio de este servicio se garantiza en su totalidad la confidencialidad de la información de nuestros clientes, utilizando maquinaria de punta amigable con el medio ambiente.
SUMINISTRO DE INSUMOS Y EQUIPOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Suministro de insumos y equipos de gestión documental.
AUDITORIA EN GESTION DOCUMENTAL
Se busca evaluar objetivamente la gestión de documentos frente a los procedimientos, parámetros o características del servicio con- tratado frente al resultado obtenido, con miras a identificar puntos o mejoramiento, fortalezas y/o debilidades, que termitan identificar programas de mejoramiento, acciones correctivas y/o preventivas,
elaboración de planes de acción a corto, mediano y largo plazo.
ASESORIA INTEGRAL EN GESTION DOCUMENTAL
La asesoría integral de los documentos busca fortalecer la operatividad de las empresas y dar mayor competitividad y producción, con la sistematización y automatización incorporando herramientas tecnológicas que permitan el cumplimiento normativo en materia de gestión documental dando alcance total a lo dispuesto en la ley 594 del 2000 “ley general de archivos “mediante la elaboración de instrumentos archivísticos.
Le permitirá a la empresa implementar de manera segura el sistema de Gestión Documental, dando alcance de prioridades, relevancia e impacto en los procesos que se ejecutan en la organización con relación a la gestión, administración y revisión documental, partiendo de que el documento se recibe o se produce.
